Werkkostenregeling

Per 1 januari 2015 is de Werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers.

Vanaf deze datum mag de werkgever maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (de "vrije ruimte") besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Als dit bedrag wordt overschreden is er een eindheffing verschuldigd van 80% over het meerdere, die in de eerste aangifte van het volgende jaar voldaan moet worden.

Sommige zaken zijn altijd belast:

  • Auto van de zaak, er geldt een bijtelling
  • Woning van de zaak, ook hier een bijtelling
  • Boetes
  • Het deel van een vergoeding, die boven de 30% grens van wat gebruikelijk is, uitkomt

Een aantal zaken vormt geen loon:

  • Een persoonlijke attentie in een situatie, waarbij ook anderen zo'n attentie zouden kunnen geven, met een maximale factuurwaarde van € 25 (geen geld of waardebon)
  • Intermediaire kosten: zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan horen (bijvoorbeeld het voorschieten van boodschappen)
  • Vergoeding voor externe representatie, zakenlunches met relaties, maaltijden bij koopavonden
  • Aanspraken, bepaalde jubileumuitkeringen
  • Vergoeding wegens schade of verlies van persoonlijke zaken
  • Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt, die tenminste de waarde van de verstrekking is. Bijvoorbeeld: het normbedrag voor een kantinemaaltijd is € 3,15. Als de werknemer een lager bedrag bijdraagt, is het verschil eindheffingsloon

Daarnaast bestaan er gerichte vrijstellingen voor verschillende vergoedingen en verstrekkingen:

  • Vervoer en reiskosten: treinabonnementen, woon werk verkeer, zakelijk reizen, max € 0,19 per kilometer, met auto, elektrische fiets scooter of fiets
  • Kosten tijdelijk verblijf , zoals overnachtingen en maaltijden dienstreizen
  • Cursussen, congressen en vakliteratuur
  • Verhuiskosten i.v.m. de dienstbetrekking
  • Gereedschappen, telefoons, computers e.d. indien die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
  • Kortingen op producten binnen eigen bedrijf maximaal 20%
  • Bepaalde werkplekvoorzieningen
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • Werkkleding die aan bepaalde eisen voldoet

Vrije ruimte

Vergoedingen en verstrekkingen die niet in een van de bovengenoemde categorieën genoemd worden, vallen in de vrije ruimte. De werkgever kan deze zelf aanwijzen en ze kunnen per werknemer verschillen. Er wordt niet gekeken of het gaat om zakelijke kosten, wel geldt er een gebruikelijkheidstoets: er mag niet meer dan 30% worden afgeweken van hetgeen in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Voorbeelden van vergoedingen in de vrije ruimte:

Kantinekosten, maaltijden, geschenken bij verjaardagen, feestdagen, kerstpakket, kledingvergoedingen (voor zover geen werkkleding), kosten van een bedrijfsuitje, fiets.